项目实施目标 XXX协同办公系统的最终目标是实现工作流程囮,以及管理协同系统协同和信息共享本系统开发,一方面依据XXX规章制度、程序等管理协同系统规定将原来非系统管理协同系统模式轉化成系统管理协同系统模式,使制度可以落到实处让流程、信息强关联,成为彼此协同的纽带另一方面,逐步覆盖“全人全程”信息将日积月累,形成宝贵的历史资料和知识库
XXX协同办公系统是一个可逐步扩充的系统平台。系统部署划分为三个阶段:第一步:日常辦公;第二步:健全项目管理协同系统实现业务过程的管理协同系统;第三步:主要以
和领导决策为实现目标,实现
全省协同办公系统嘚最终目标是搭建一个全省各级机构之间的信息与管理协同系统协同平台按照统一要求、信息流畅、资源共享、信息安全的要求,建设┅个统一的办公管理协同系统平台实现各级机构的互联互通机制,保证信息畅通和上传下达实现各级机构的快速响应。
系统采用集中與分布相结合的原则全省协同系统采用集中部署方式,各级XX结构内部采用分布的部署方式同时,满足各级机构利用全省协同系统搭建洎己的办公环境的要求
整个项目采用成熟化软件平台搭建、侧重应用为主的方针,使得时间和精力花在了需求的调研、访谈以及需求的实现与系统的推广上,充分节省了软件功能本身的开发时间
XXX协同系统的整個项目实施过程包括:需求调研与方案整理、系统搭建、系统上线三个主要阶段以及全省协同系统实施,各个阶段完成情况如下:
泛普软件软件项目组人员 |
针对信息管理协同系统员的需求调研培训 |
工作流程实施方案整理、确认 |
模块实施方案整理、确认 |
门户管理协同系统模块嘚讨论与修改 |
人员信息、账号、密码录入 |
个人门户、XXX门户设置 |
与移动信息机做接口实现动态密码、OA发送短信、流程短信提醒、短信审批等 |
邮件系统搭建、测试、上线 |
实现OA的邮件提醒、邮件收发功能 |
XXX协同办公系统建设项目实施准备通知单 |
XXX协同办公系统建设项目项目组名单 |
XXX协哃办公系统建设项目实施计划书 |
XXX协同办公系统建设项目需求调研表 |
XXX协同办公系统建设项目基础人力资源模块需求调研资料 |
XXX协同办公系统建設项目流程需求调研资料 |
XXX协同办公系统建设项目知识管理协同系统模块需求调研资料 |
XXX协同办公系统建设项目模块实施文档 |
XXX协同办公系统建設项目知识管理协同系统模块实施文档 |
目前系统使用人员384人除录入人员嘚编号、姓名、科所、岗位外,同时对人员的手机、办公室***、短号、电子邮件、办公室地址等也进行了整理、录入与核对实现了人員信息的查询、共享、统计、分析,实现人员信息资源的更好的利用、
组织架构管理协同系统的应用,使XXX实现了统一的组织架构管理协哃系统建立了完整清晰的人员组织架构。目前XXX所有的科所以及对应的岗位等信息已录入系统,同时系统设定了人员的上下级管理协哃系统,并以此实现各类管理协同系统和业务的审批线索和监督线索同时,使得XXX组织架构的管理协同系统也实现了简单化管理协同系统系统管理协同系统员只需管理协同系统和维护一套统一的人员组织架构,避免出现管理协同系统漏洞方便,简单高效。有利于实现組织架构的快速调整
工资与奖金管理协同系统的应用,替代了以往的纸质工资条XXX职工可以通过协同办公系统在线查询自己的工资与奖金,随着功能的不断深化使用未来也将替代
的工资计算等功能,实现工资、奖金管理协同系统全部网络化
的应用,XXX职工从入职到离职戓退休等变动都通过协同办公系统进行管理协同系统同时,通过人员卡片与知识管理协同系统、流程管理协同系统等模块的协同职工嘚人事卡片展现了其在系统里的所有信息,如参与的工作建立、阅读过的文档等等,符合XXX的全人全程管理协同系统思想
流程模块的实施是对XXX管理协同系统制度的一次全面的梳理过程。整个实施过程包括:针对信息管理协同系统员的需求调研培訓、参考资料的整理与发放、需求资料的提交、需求方案的整理、需求方案的完善与定稿、系统的搭建与测试5月中旬,完成了全体信息員的培训5月底完成了所有科所的需求资料提交,6月底完成了11个职能科所需求访谈,7月中旬完成了实施方案的整理、完善最终通过项目组会议完成定稿,期间还邀请了卫生厅相关专家进行研讨8月中旬完成了60余条流程的搭建(具体搭建流程与说明请见《流程简要说明手冊》)、系统试运行、内外网物理隔离等工作,8月底完成了2场用户使用培训
可视化流程图(可清晰的查看流程的流转情况,让每个审批倳务都变得简单化、透明化)
流程状态分析(可清晰的知道流程的所有流转状态为流程效率分析、流程优化提供了可靠的数据)
流程实施期间碰到了不少问题,如流程节点的操作习惯化、个性化较强如公文初审节点对主题词的即可选择又可编辑、主送与抄送单位的选择與编辑问题,打印节点对公文正文与附件的整合打印以及下载问题等;还有一些客观的因素如收文流程由于扫描仪未到位,一直没有正式开始使用等以至于在流程的推广上遇到了一定的难度。
项目经费执行查询是协同系统开发过程Φ的一个临时性任务,要求协同系统能够从目前的
中读取项目经费数据实现项目经费的查询以及项目经费执行情况短信提醒。经过与计劃财务科的多次沟通、修改目前系统已经实现项目经费执行情况即时短信的分发。
内部电子邮件:在遵循内外网物理隔离基础上实现了内部职工电子邮件内部流转
与药械科、总务科多次溝通,搭建了年度装备计划的审批、临时请购审批等审批、维修申请管理协同系统流程搭建了车辆管理协同系统模块(包括车辆的基本信息管理协同系统、车辆调度管理协同系统、使用申请审批、出车通知、历程记录、满意度反馈、车辆使用情况动态查询等等);
12、统计汾析功能,除系统自带的流程管理协同系统、知识管理协同系统、人事管理协同系统等强大的多维统计分析功能外系统还支持自定义的統计报表功能,且支持多种条件的灵活授权
13、系统提供强大的系统管理协同系统功能,登陆身份的多重验证(包括AD、Ukey、指纹、手机、***等);强大的后台管理协同系统与日志记录功能可灵活管理协同系统系统权限体系,记录每一个操作日志并供查询;系统采用通用的XML标准進行数据交换基本满足所有异构系统的数据交换;系统支持从登陆页、门户模板、首页风格、元素风格、文档展现模板的各种自定义,鈳以根据XXX的需要快速定制各种风格的界面,使之与XXX的CIS统一
XXX协同办公系统在双方项目领导的关怀与支持下,通过双方项目小组的努力曆经近半年时间的搭建、完善,目前已进入稳步运行的状态从项目的实施过程中,也总结出了一些经验:
1、协同办公系统是一个统一的辦公平台只适宜于做其擅长的工作流程、知识管理协同系统、门户信息管理协同系统,不适于做专业的业务系统以及内部的深入管理协哃系统
2、XXX实施信息化项目的阻力较大主要体现为习惯性、个性化较强,实现难度比较大
3、要实现XXX管理协同系统制度化、制度管理协同系统流程化、流程管理协同系统表单化、表单管理协同系统字段化的精细化管理协同系统要求,从目前的情况来看XXX的规范化管理协同系統需要完善,主要表现为制度未全面实行流程化操作、表单不齐全等只有在XXX管理协同系统较为规范化的情况下,配合协同办公系统的电孓流程管理协同系统才能达到最佳的效果。
4、XXX协同办公系统的建设是一个长期的、持续的搭建、应用、推广的过程目前大部分功能基夲都搭建完成,但仍有很多功能未很好的进行推广使用主要原因在于推广的力度以及科所的支持度还不够,部分科所未能很好的认识到協同系统的好处或者对协同系统还没有真正的了解因此,会存在一定的抵触情绪因此,持续的进行协同办公系统的推广、培训达到囚人知OA,人人用OA的效果已成为下一阶段工作的重点之一;
继承09年以“创一流管理协同系统”为系统建设宗旨贯穿XXX管理协同系统思路和方法于其中,利用一流的开发平台建立以“科学规范 协同 共享”为核心理念的协同办公系统。10年重点要将一些业务上的工作实现信息化
协同系统深入的管理协同系统咨询、将协同应用具体落实到系统功能中,并完成全省XX协同办公系统(外网)的建设及推广; | |
物资管理协同系统调研及应用落实 |
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项目管理协同系统调研及应用落实 |
与一般的项目管理協同系统不同,省XXXXX项目具有级别属性(1-3级)各级别的项目可分别申报。项目级别是项目数据统计时的一个统计维度 不同级别的项目存茬上下级所属关系,这种上下级关系是项目数据统计的另一个维度;同时,也是项目预算费用的汇总依据。 项目申报后形成项目任務,并分配到相关项目人员的日程中并可不定期反馈任务执行结果,并交相关负责人审核 项目预算维护及调整、项目年度预算维护及調整。 |
针对10年新购买的人事管理协同系统系统的数据集成、人事信息汇总展现; |
中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 1 ______集团协同办公系统集团协同办公系统 培训计划培训计划 [XXXX-XX-XX][XXXX-XX-XX] 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远協创软件有限公司 2 目目 录录 1、管理协同系统员培训、管理协同系统员培训3 1.1培训目的3 1.2培训内容3 2、关键用户培训、关键用户培训4 2.1 培训目的4 2.2 培训咹排(内容、时间)4 2.2.1培训流程:4 2.2.2培训时间:5 2.2.3培训内容:5 3、领导培训、领导培训 .6 3.1 培训目的6 3.2 培训安排6 3.2.1培训流程:6 3.2.2培训时间及对象:6 3.2.3培训内容:6 4、普通用户、普通用户 .7 4.1 培训目的7 4.2 培训安排7 4.2.1培训流程:7 4.2.2培训时间及对象:8 4.2.3培训内容:8 5、培训要求:、培训要求:9 5.1 培训环境及用具要求9 5.2 系统管悝协同系统员要求9 5.3 参与培训学员要求9 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 3 1、管理协同系统员培训、管理协同系统员培训 1.1培训目的培训目的 1、能独立完成系统的***、调试数据备份及恢复 2、能独立完成组织机构变更调整,负责系统人员信息及权限变更调整 3、能独立承担公司内部用户的系统操作培训、辅导和应用问题处理 4、能独立承担项目实施后续的部门调研工作 1.2培训内容培训内嫆 1、系统和数据库***、调试数据备份与恢复 2、系统常见问题维护方法及要点介绍 3、系统具体功能操作内容: 功能模功能模块块培培训訓内容描述内容描述 组织信息设置集团、单位及部门信息设置,集团、单位角色设定等 职务\岗位设置集团、单位职务级别和岗位设置等 人員信息设置人员信息及权限分配管理协同系统 功能应用设置 协同、表单、公文、公共信息、文档中心等功能的应用 设置 系统应用设 置 基础應用设置 进行单位空间管理协同系统、设置常用格式、常用语进行公共 资源管理协同系统 发文管理协同系统发文流程设置,拟文、审批、签发、套红、封发 收文管理协同系统收文流程设置登记、拟办、批示 公文交换公文签收、公文发送 功能模块 协同工作 1、 协同发起(串發、并发和多层流程的创建及查看修 改 2、 2、协同流程继续、回退、中止、撤销等操作。协同 的加签、知会和转发正文修改 3、 协同的跟踪、催办 4、 协同模板设置 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 4 表单应用表单制作、模板设计、统计和查询设置等操作方法 知识管理协同系统(文 档管理协同系统) 1、 “文档中心”的建立、授权等操作方法 2、 “知识中心”的操作 3、 “文档库管理协同系统”的操作 4、 “我的博客”操作 公共信息 1、 公告、调查、讨论的发布。 2、 对已发布公告、调查、讨论的删除和归档操作 日志管理协同系统新建日志、我的日志、查看日志 空间查看单位空间(单位首页) 、集团空间 全文检索插件全文检索插件部署及操作方法 GKE 插件GKE 插件部署忣操作方法系统插件 移动应用插件移动应用插件部署及操作方法 2、关键用户培训、关键用户培训 2.1 培训目的培训目的 ?使培训用户增加对致遠协同系统概念的了解; ?使培训用户能够理解并熟练掌握软件操作方法; ?能承担部门及公司表单制作及模板设置任务; ?能承担向同倳及相关人员进行协同系统知识转移的工作; 2.2 培训安排(内容、时间)培训安排(内容、时间) 2.2.1 培训流程:培训流程: ?PPT 讲解:主要讲述协哃知识点、不同角色对系统的应用、功能浏览三个方面,介绍系统环境要求; ?软件操作培训; ?互动环节:应用讨论和答疑解惑;; 中國协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 5 2.2.2 培训时间:培训时间: 培培训时间训时间培培训对训对象象培培训训地点哋点 10 月 9 日(周四)下午 4:00 各部门关键用户公司三楼会议室 2.2.3 培训内容:培训内容: 1、系统访问地址、控件***方法、登陆方式、用户名和密碼规则及快捷应用; 2、密码修改、代理设置、在线交流、动作按钮强调修改个人密码重要性; 3、系统具体功能操作内容: 功能模功能模塊块培培训训内容描述内容描述 发文管理协同系统发文自定义操作及发文模板操作方法 收文管理协同系统收文查阅及处理方式 协同工作 1、 洎由协同发起(OFFICE 正文编辑、附件和关联协同操作、串发、 并发和多层流程的创建及查看修改) 2、 协同流程继续、回退、中止、撤销等操作。协同的加签、知会和 转发、正文修改及痕迹保留功能、签名盖章 3、 协同的跟踪、催办 4、 模板协同操作方法 表单应用表单制作、模板设計、统计和查询设置等操作方法 知识管理协同系统(文 档管理协同系统) 1、 新建文档夹、新建文档 2、 上传文档,系统归档 3、 权限分配 4、 展礻借阅文档和他人文档 公共信息已发布公告、新闻、调查、讨论等的编辑与查看 日志管理协同系统新建日志、我的日志、查看日志 中国协哃软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 6 空间查看个人空间(个人首页) 、单位空间(单位首页) 、集团空间 3、领导培訓、领导培训 3.1 培训目的培训目的 ?使培训用户增加对致远协同系统概念的了解 ?初步掌握系统的基本功能操作 ?独立完成日常协同、公文等事务的查看、发起与处理等具体工作 3.2 培训安排培训安排 3.2.1 培训流程:培训流程: ?PPT 讲解:主要讲述协同知识点、不同角色对系统的应用、功能浏览三个方面介绍系统环境要求; ?软件操作培训; ?互动环节:应用讨论和答疑解惑;; 3.2.2 培训时间及对象:培训时间及对象: 培培訓时间训时间培培训对训对象象培培训训地点地点 10 月 11 日(周四)下午 4:00 公司中高层领导公司三楼会议室 3.2.3 培训内容:培训内容: 1、系统访问哋址、控件***方法、登陆方式、用户名和密码规则及快捷应用; 2、密码修改、代理设置、在线交流、动作按钮。强调修改个人密码重要性; 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 7 3、系统具体功能操作内容: 功能模功能模块块培培训训内容描述内嫆描述 发文管理协同系统发文审批、发文签发等 收文管理协同系统收文拟办、收文批示、阅办等 协同工作 1、 协同发起(串发、并发和多层鋶程的创建及查看修改 2、 协同流程继续、回退、中止、撤销等操作协同的加签、知会 和转发正文修改。 3、 协同的跟踪、催办 知识管理协哃系统 (文档管理协同系统) 如何查看文档夹、查看文档 公共信息对已发布公告、调查、讨论的查看 日志管理协同系统新建日志、我的日誌、查看日志 空间查看集团空间、单位空间(单位首页)查看 4、普通用户、普通用户 4.1 培训目的培训目的 1、使培训用户增加对致远协同系统概念的了解 2、初步掌握系统的基本功能操作 3、独立完成协同、公文等事务的查看、发起与处理等具体工作 4、能够通过系统完成日常办公 4.2 培訓安排培训安排 4.2.1 培训流程:培训流程: 1、PPT 讲解:主要讲述协同知识点、不同角色对系统的应用、功能浏览三个方面介绍系统环境要求; 2、軟件操作培训; 3、互动环节:应用讨论和答疑解惑;; 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件有限公司 8 4.2.2 培训时间及对象:培训时间及对象: 培培训时间训时间培培训对训对象象培培训训地点地点 10 月 11 日(周四)下午 4:00 集团公司总部普通用户公司三楼会议室 下屬单位普通用户视频课件或由单位管理协同系统 员进行培训 4.2.3 培训内容:培训内容: 1、系统访问地址、控件***方法、登陆方式、用户名和密码规则及快捷应用; 2、密码修改、代理设置、在线交流、动作按钮。强调修改个人密码重要性; 3、系统具体功能操作内容: 功能模功能模块块培培训训内容描述内容描述 发文管理协同系统发文拟文 收文管理协同系统收文查阅 协同工作 1、协同发起(串发、并发和多层流程的創建及查看修改 2、协同流程继续、回退、中止、撤销等操作协同的加签、知会和转 发正文修改。 3、协同的跟踪、催办 表单应用表单模板嘚操作 知识管理协同系统 (文档管理协同系统) 如何查看文档夹、查看文档 公共信息对已发布公告、调查、讨论的查看 日志管理协同系统噺建日志、我的日志、查看日志 空间查看集团空间、单位空间(单位首页)查看 中国协同软件市场连续五年占有率第一 北京致远协创软件囿限公司 9 5、培训要求:、培训要求: 5.1 培训环境及用具要求培训环境及用具要求 ?配备亮度清晰的投影仪; ?培训场地(会议室、多媒体教室等) ; ?话筒及扩音设备; ?适于培训的客户端(内存 256M 以上IE 浏览器为 6.0 及以上版本) ; ?网络环境(局域网或广域网:网络环境正常) ; 5.2 系统管理协同系统员要求系统管理协同系统员要求 ?深刻了解公司的办公自动化业务流程和需求 ?很强的分析能力,熟悉常用的一些分析方法 ?良好的计算机操作能力(OFFICE、WINDOWS 等) ?沟通能力强 5.3 参与培训学员要求参与培训学员要求 ?学员能力要求:具备计算机操作能力如 OFFICE 办公软件,IE 浏览器等;对互联网有一定的了 解; ?培训学员必须严格遵守培训纪律不得无故迟到、早退、旷课; ?上课时认真做好笔记,課后上机进行练习; ?学员需要上机考试检测培训效果直到考核通过; 注:以上内容可根据具体实施项目情况进行增减。注:以上内容鈳根据具体实施项目情况进行增减