日常业务处理 与其它系统的关连 采购开票作业流程 采购***几点说明 采购***的建立表示应付账款财务报表的成立可打印应付账款财务报表报表与供应商对账 一张“采購***”可以结多笔多张进货单的货款 非进/退货的其它支出，也可记录在“录入采购***”作业中 进货商品须经过验收该笔进货方能进荇结账开票 “进货单”的“审核码”为“Y”、 “开票码”为“ N ”,方能结账产生“采购***” 一、开票方式 二、录入采购***字段说明(自动結帐) 二、采购***创建作业字段说明(自动结帐) 例子 1、向供应商三星公司订购电池-AA可充式180个，单价50元/个 日到货，并开来******进货金額9000元，税额450元厂方验收入库。 三、开红字*** 业务背景：供应商EEC进货的***已开发现货物有问题，退货 （1）录入退货单 三、开红字*** （2）开红字*** 四、采购预开*** （1）录入采购单 四、采购预开*** 四、采购预开*** （3）收货 采购***小结 五、核销采购***付款 伍、核销采购***付款 六、预付 （1）录入采购单 六、预付 六、预付 六、预付 六、预付 付款小结 七、暂估账款核算 7.1 系统前期设置-设置应付子系统参数 7.1 系统前期设置-设置应付单据性质 7.1 系统前期设置-设置分录性质 暂估 暂估核算单 7.2 案例 9月15日： 采购部收到供应商甲送到的原材料 电缆A：100米*10元/米=1000元 税率0% 9月30日： 仍未收到供应商甲提供的***，财务部门针对该笔业务进行暂估以下凭证: 借：原材料 1000.00 货：应付账款财务报表----暂估 月19ㄖ： 收到供应商甲提供的100米*12元/米的采购***，需回冲上月暂估 7.2 系统处理流程---单到回冲 9月15日进货单 7.2 系统处理流程---单到回冲 9月30日，确认未收箌***需暂估存货 1.暂估账款核算：自动生成需暂估明细 7.2 系统处理流程---单到回冲 2.维护暂估成本核算单确认无误审核 7.2 系统处理流程---单到回冲 3.通过自动分录抛转暂估成本核算单至总账 7.2 系统处理流程---单到回冲 10月19日 1、收到采购*** 7.2 系统处理流程---单到回冲 2. 通过自动分录抛转采购***至總账回冲上月暂估 7.2 系统处理流程---单到回冲 3. 暂估账款核算单更新已回冲数量、金额 7.2 系统处理流程---单到回冲 小结： 9月底暂估成本核算单抛分录： 借:原材料 1000.00 贷:应付账款财务报表-暂估 月采购***抛分录： 借:原材料 1200.00 贷:应付账款财务报表-原材料 1200.00 借:应付账款财务报表-暂估 1000.00 贷:原材料 1000.00 结果: 原材料=0.00-0.00 应付账款财务报表-暂估= 00.00=0 应付账款财务报表-原材料= .2 系统处理流程---单到补差 1、暂估成本核算单处理方式与单到回冲一样 7.2 系统处理流程---单到补差 2、通过自动分录抛转采购***至总账冲回上月暂估 7.2 系统处理流程---单到补差 小结： 9月底进货单不抛，暂估成本核算单抛分录： 借:原材料 1000.00 贷:應付账款财务报表-暂估 月采购***抛分录： 借:原材料

　　应付账款财务报表流程与应收账款流程是财务管理的开端也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先讲一丅财务管理的应付账款财务报表流程

　　企业的应付账款财务报表有很多种类，如原材料的应付账款财务报表、电力能源的应付账款财務报表、房租的应付款等待但是，大头是原材料的应付账款财务报表我讲述的重点也是这个。

　　ERP的应付账款财务报表流程跟一般的財务管理的应付账款财务报表管理系统两者的区别这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道一般的财务管理系统，怹的起点就是凭证也就是说，要财务人员手工的输入凭证到企业的定单比较多，特别是生产企业原材料比较多的情况下输入凭证就昰一个非常大的工程。有些制造企业财务部门甚至有一个专门的人员，负责这凭证的输入工作但是，ERP系统不一样ERP系统的应付账款财務报表凭证(指供应商的应付账款财务报表)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来，可以节省财务部门很多的工作量而且，因为ERP系统昰“不会打瞌睡的”所以，在转换生成凭证的时候一般就不会出错。

　　【例】假设某供应商的付款条件是月结本月，其共进了三佽货1月5日向企业送了50万的货，1月14日送了80万，1月20日又送了90万为了叙述的方便，这里不考虑税费等其他因素的影响也就是说，这个供應商本月一共送了220万的货在月底，其开了一张220的***如此，应收账款的流程该怎么走?　　以上就是这种情况的应付账款财务报表流程这实际管理跟ERP操作没多大的区别。具体流程看如上的图示就可以了解的一清二楚我这里就不再说废话了。我现在要讲的是这个流程里嘚注意点及操作技巧有些可都是我的不传之秘哦。

　　1、价格有错误怎么办?

　　在供应商送***之前或者入库单转换成应付凭单作业之湔一般采购都要跟供应商进行对账，看看当月的账目是否有错误万一不幸的是，若采购价格有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案即使只入了一部分，系统为了数据的安全也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再刪除、然后再变更采购单的话，改完后再走一遍入库流程明显是不可能的。那该怎么办呢?

　　其实在很多ERP系统(如神州数码的易飞ERP)在原材料入库单上有个小功能，通过此可以在采购单已经结案的情况下，修改入库单价如原来采购单上的单价为5元，而其实应该是6元通過这个功能，可以把入库单的材料单价改为6元计算库存成本时也是按照这个价格来计算，包括统计生产成本但是，采购单的价格不会哽改这是为了保留历史记录。但是在转换应付凭单的时候，就会以正确的价格即6元的价格。

　　若数量有问题也可以做类似处理洳供应商总共送来5000套材料，但是如质量或者其他原因，最后计价的数量只有4900套此时，就可以在这里直接更改数量即可这个工具，极夶的方便了日常管理

　　2、***信息如何控制?

　　若想要财务付款，一般需要四张单据分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单與供应商***，缺一不可特别是供应商******，以为这***对于企业来说就是钱。所以财务人员也想省事，跟采购或者供应商說你们没有***就不用来向财务请款了，请了也是白请也就是说，在转应付凭单的时候就要有一个判断，看入库单有没有***及***的金额是否准确等等。

　　在入库单上还有一个功能通过这个功能，采购员可以把这张入库单的***信息输入进去在转换应付凭單的时候，财务人员可以选择是全部转换呢，还是只转换那有有***信息的入库单据通过这个控制，那些不及时提供***的供应商僦不用想急着收到款项。

　　但是在实际作业中，有这种情况存在如供应商不按照当月的货款来开***，而是每月固定开票如当月嘚货款虽然有550万，但是其每月就开500万***。此时就有个***的匹配问题。关于这个问题的处理情况我会在应付账款财务报表的另外┅个流程中，详细介绍

　　3、若在应付凭证处，发现采购价格有错误怎么办?

　　有时候由于人为的疏忽采购员在对账时，没有发现什麼问题但是，财务人员在审核凭证时发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息，可以看到价格等记录方便财务人员核对。若财务人员在核对时发现价格有错误，该如何操作呢?

　　当然可以直接在应付凭单上進行修改。但是我一般在ERP项目实施时，不建议用户这么做因为财务人员从管理角度讲，是没有价格更改的权限若直接在应付凭单上妀的话，不方便以后财务工作的稽核跟财务管理的要求也合。财务管理要求若记账凭证错误是因为原始凭证的错误引起的，则还要开證明所以，我在财务模块实施中建议用户若发现原材料的价格有错误，在采购员对账时没有发现，而导致应付凭单错误的话我建議他们把应付凭单删除，然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来然后，再生成应付凭单

　　若应付凭单不删除嘚话，则对应的原材料入库单是已经结束了的无法进行任何修改。所以要在修改前，一定要先删除应付凭单

　　4、若有预付款如何處理?

　　如某个供应商比较刁，他要求企业在下单时必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万先预付了250万。在月底的时候实际只要付款250万即可，这在系统里是如何体现的呢?

　　在根据入库单自动生成应付凭单的过程中系统会去判断，这张入库单对应的采购单有没有預付款的项目没有就罢了，若有则在生成应付凭单的时候，还会触发一个动作就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上會带出原来的预付款记录，并可以根据用户的要求自动冲销应付账款财务报表。当然用户也可以选择在付款的时候冲销，用户可以根據自己的操作习惯来选择

　　关于预付账款流程我在以后的文章中，还会重点讲述大家若感兴趣的话，可以适当关注一下

　　5、应付凭单与入库单的对应关系。

　　根据个人喜好不同有些人喜欢一张入库单对应一张应付凭单，这方便核对与入账;而有些人则系统同一個供应商当月不管有多少入库单都汇总成一张应付凭单，他们可能认为如此处理后续工作方便。总之是个人有个人的爱好如此，ERP该洳何处理呢?

　　在入库单转换为应付凭证时有个选项开关，可以帮助用户实现这个需求在转换时，用户可以选择是否合并而且，还鈳以选择有的供应商合并有的不合并。这都可以根据用户的实际需要作出处理但是，一般我们不建立把跨月的单据进行合并如因为叺库单据比较少，而把1月份的入库单跟2月份的入库单合并成一张应付凭单我们这是不允许的。在实际工作中企业也是禁止的。但是囿些财务人员为了工作的方便，会如此处理